Poczta firmowa - czym jest i dlaczego musisz ją mieć?

Zacznijmy od tego, czym jest poczta firmowa.

Jest to skrzynka pocztowa wraz z adresem mailowym założona na własnym, wykupionym serwerze. Do jej założenia potrzebna jest także domena. Adres poczty firmowej składa się z dwóch części:

CZĘŚĆ1 @ CZĘŚĆ2

CZĘŚĆ 1 to miejsce, w którym wstawia się funkcję poczty lub nazwę właściciela, np. kontakt, biuro, reklamacje, kowalski, j.kowalski. CZĘŚĆ 2 to domena, czyli adres strony internetowej.

Zobacz także artykuł

Co to jest serwer i domena?

Warto także wiedzieć, co oznacza @ potocznie zwana małpą. Po angielsku @ jest wymawiana AT, co w języku polskim oznacza w lub na. Więc adres kontakt@outline-studio.pl mówi nam o ogólnym kontakcie w firmie Outline.

Dlaczego potrzebujesz poczty firmowej?

Autentyczność firmy – Strona internetowa i poczta firmowa na własnej domenie to dowód na to, że firma funkcjonuje, dba o swój wizerunek i kontakt z klientami. Z pewnością jest bardziej autentyczna niż firma bez strony i poczty.
Profesjonalizm – Poczta firmowa w porównaniu z zewnętrzną charakteryzuje się przede wszystkim tym, że jest również wizytówką naszej firmy (CZĘŚĆ 2 to adres Twojej witryny). Jeżeli chcesz dbać o swój wizerunek, musisz ją mieć. Wyobrażasz sobie, że wielka korporacja korzysta z poczty na Gmailu? Bo ja nie, więc jeżeli traktujesz siebie, firmę i swoich klientów poważnie, poczta firmowa jest konieczna.

Niezależność – Podobnie jak w przypadku mediów społecznościowych zewnętrzna poczta jest zależna od firmy zarządzającej (Gmail, Onet, itp.). Jesteś pewien, że możesz powierzyć informacje z poczty innej firmie (zobacz także punkt o RODO)? W każdej chwili firmy te mogą zmienić swoje regulaminy i zasady, co może spowodować usunięcie i wyrzucenie danych z Twojej poczty.

Zobacz także artykuł

Strona internetowa Twoim domem w sieci

Adresy mailowe – Zakładając pocztę firmową na własnym serwerze i domenie, masz pewność, że będzie dla Ciebie dostępna odpowiednia nazwa. Powyżej wytłumaczyłam Ci, z czego składa się adres mailowy. W CZĘŚCI 1 możesz wpisać dowolną frazę. Najbardziej podstawową jest “kontakt” lub “biuro” (w markach osobistych popularne są także “cześć” i “hello”). Kolejnym atutem jest to, że możemy stworzyć wiele kont pocztowych, które w CZĘŚCI 2 zawierają domenę, czyli najczęściej nazwę firmy. Dzięki temu stworzenie kont pocztowych dla Twoich pracowników nie jest problemem. Innym rozwiązaniem jest utworzenie maili funkcyjnych, np. reklamacje, zapisy, rezerwacje, finanse, wysylki.
Zgodność z RODO – Dzięki temu, że poczta znajduje się na firmowym, wykupionym serwerze mamy pewność, że można zabezpieczyć ją pod względem przechowywania danych osobowych. Pamiętaj, że jeżeli w mailu do Ciebie ktoś podpisze się imieniem i nazwiskiem (lub jego imię i nazwisko znajduje się w adresie mailowym), przechowujesz dane osobowe. Aby działać zgodnie z prawem, potrzebujesz umowy powierzenia danych, którą bez żadnego problemu możesz podpisać z firmą hostingową.
Nieograniczona pojemność – W przypadku zapełnienia poczty firmowej (jednak sugeruję ją regularnie czyścić) można dokupić przestrzeń dyskową, na której znajduje się ta poczta. W przypadku zewnętrznej poczty nie ma takiej możliwości.

Na sam koniec trzeba wspomnieć o największych problemach z pocztą prywatną:

przychodzi na nią ogromna ilość SPAMu, ponieważ najczęściej jest darmowa
filtry antyspamowe są bardzo ubogie
ograniczona pojemność bez możliwości jej rozszerzenia
brak zgodności z RODO

Ile to kosztuje?

Na koszt użytkowania poczty firmowej składa się:

koszt roczny serwera, na który przychodzi poczta . Cena zależy od pojemności liczonej w GB i zaczyna się od 119 zł rocznie. Są serwisy, które oferują mniejsze ceny, ale trzeba zwrócić uwagę na to, czy można podpisać umowę powierzenia danych. Często podpisanie takiej umowy jest płatne. Jeżeli nie podpiszesz takiej umowy, korzystać z poczty niezgodnie z RODO.
domena od 29 zł rocznie
koszty związane z założeniem poczty

Jak korzystać z poczty firmowej?

Swoją pocztę firmową możesz podpiąć do większości programów i aplikacji obsługujących konta pocztowe, również tych na telefonie. Przykłady tych programów i aplikacji: Outlook (komputer i telefon), Thunderbird (komputer), poczta systemu iOS i Android, Windows Mail i wiele innych. Jeżeli nie chcesz korzystać z żadnych programów, możesz logować się do konta pocztowego za pomocą przeglądarki i specjalnie wygenerowanego linku z zawartością swojej poczty.